Co to jest archiwizacja i jak ją robić?
Archiwizacją dokumentacji nazywa się proces wprowadzenia dokumentacji do archiwum. Może być bieżąca lub historyczna. Istnieją dokumenty kategorii A i B. W pierwszym przypadku dokumenty mają wartość archiwalną już od początku. Natomiast kategorii B są to pozostałe dokumenty. Przykładowo dokument płacowo-kadrowy powinno się przechowywać przez 50 lat. W naszym artykule wyjaśniamy, czym jest archiwizacja dokumentów.
Czym jest archiwizacja?
Archiwizacja to proces, który polega na tworzeniu kopii danych. Dotyczy to danych, które mogą zostać utracone w wyniku przypadkowego:
- usunięcia,
- awarii oprogramowania,
- usterki komputera.
Czynność ta sprowadza się także do przenoszenia części danych niewykorzystywanych w systemie. Dzieje się tak poprzez inne nośniki, do których można uzyskać łatwy dostęp.
Archiwizacja dokumentów – jak to robić? Podstawowe metody
Archiwizacja danych może być przeprowadzana na 2 sposoby. Po pierwsze, może obejmować całe segregatory. Można w nich gromadzić:
- rachunki,
- umowy,
- pozostałe dokumenty.
Odpowiednio oznaczony segregator możesz włożyć do pudła archiwizacyjnego. Zaletą tego sposobu jest łatwość w odnalezieniu potrzebnych dokumentów. Jednak metoda ta nadaje się tylko do krótkiego czasu. Druga opcja to archiwizowanie od razu do pudełka archiwizacyjnego. Wyciągnij w tym celu papiery z segregatora. Zepnij je klipsem, a potem włóż do pudła archiwizacyjnego. Wybierając pudła, zwróć uwagę na materiał, z którego zostały wykonane. Najlepsza będzie specjalna tektura, która ochroni na dłużej dokumenty.
Ponadto archiwizację mogą wykonywać:
- osoby przeszkolone,
- archiwiści,
- firmy – oferujące usługi archiwizacyjne.
Do czego używana jest archiwizacja danych?
W celu uzyskania odpowiedniego efektu należy przeprowadzać archiwizację dokumentów systematycznie. Najlepiej w mniejszym rozmiarze, a więc w postaci skompresowanej. Przed wykonaniem czynności należy:
- określić wiek danych,
- ustalić czas przechowywania,
- sprawdzić tryb korzystania.
Czynności tej można dokonać na poczcie elektronicznej. Dotyczy to cyfrowego obiegu dokumentów, tworzenia baz danych czy gromadzenia zawartości strony WWW.
Jakie są zasady archiwizacji danych?
Usługa archiwizacji pozwala ochronić ważne pliki przed nieodpowiednim dostępem. Kopie zapasowe mogą się znajdować na specjalnej platformie usługowej. Popularnością cieszy się szczególnie cyfrowa archiwizacja dokumentacji. Pozwala ona dostać się do zasobów cyfrowych w każdym momencie i niezależnie od dostępnych formatów.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów dobrze, aby opierała się na kilku zasadach. Sprowadzają się one do:
- regularnego zmieniania haseł dostępu,
- wdrożenia zaawansowanego systemu logowania,
- ograniczonego dostępu,
- opcji logowania się wyłącznie z powiązanych i zaakceptowanych urządzeń.
Dobrą możliwością jest zakupienie oprogramowania do archiwizacji danych. Ważne, aby być świadomym odpowiedzialności.
Jakie nośniki do archiwizacji danych dobrze jest wybrać?
Liczy się przede wszystkim odpowiedni system umożliwiający zarządzanie tworzeniem czy przechowywaniem kopii zapasowych w przedsiębiorstwie. Istotne są poza tym narzędzia do archiwizacji danych. W ten sposób można się ochronić przed utratą lub kradzieżą plików. Do wyboru masz:
- płyty DVD,
- taśmy,
- pendrive’a,
- dysk zewnętrzny,
- pozostałe nośniki.
Możliwa jest także archiwizacja danych w chmurze.
Dzięki archiwizacji danych nie tylko zagwarantujesz firmie bezpieczeństwo poufnych tematów, ale również zapewnisz stałość funkcjonowania Twojego biznesu.
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana