Gdzie warto umówić spotkanie z potencjalnymi kontrahentami?

Spotkanie z potencjalnymi kontrahentami to nieodłączny element prowadzenia biznesu. Ich przebieg ma zasadniczy wpływ na funkcjonowanie i rozwój firmy, dlatego bardzo ważne jest, by odpowiednio je przygotować. Chodzi nie tylko o kwestie merytoryczne, ale również dobór odpowiedniego miejsca i całą oprawę. Gdzie warto umówić spotkanie z potencjalnym kontrahentem?

W jakim miejscu zorganizować spotkanie z potencjalnymi kontrahentami?

Zwłaszcza pierwsza rozmowa z potencjalnym kontrahentem ma ogromne znaczenie. Nie bez powodu mówi się, że trudno zatrzeć pierwsze wrażenie, a może ono zaważyć na dalszej współpracy. To, w jakie miejsce zaprosisz swojego gościa biznesowego, z pewnością będzie miało wpływ na jego samopoczucie oraz na przebieg rozmowy.

Być może pomyślisz sobie, że najlepiej byłoby zorganizować spotkanie we własnej firmie, w sali konferencyjnej. Jest tam wygodnie, cały niezbędny sprzęt masz pod ręką, a do tego nie musisz tracić czasu na przejazdy i środków na specjalne ugoszczenie kontrahenta. Rzeczywiście takie rozwiązanie ma wiele plusów, ale trudno je uznać za gościnny gest, który pokazuje, że cenisz swojego rozmówcę i chcesz dać mu coś od siebie. Sala konferencyjna nie ułatwia też budowania swobodnej, przyjacielskiej atmosfery. Właśnie dlatego często lepiej jest zorganizować spotkanie w sprawdzonej restauracji. Może to być na przykład Villa Karpacz ulokowana w urokliwej okolicy i słynąca ze smacznej kuchni.

Na co uważać?

Kiedy wybierasz restaurację albo kawiarnię, do której zaprosisz swoich gości, weź pod uwagę kilka spraw:

• niech nie będzie zbyt ekstrawagancka i droga – Twoim celem nie powinno być popisywanie się, co więcej spotkanie w takim miejscu trudno będzie wliczyć w koszty;
• sprawdź, czy serwują tam dania, które mogą jeść też weganie, wegetarianie lub osoby z nietolerancjami pokarmowymi – to szczególnie ważne, kiedy nie zna się jeszcze swoich gości.

Pamiętaj, żeby wcześniej samemu odwiedzić lokal, w którym ma się odbyć spotkanie z potencjalnymi kontrahentami i zarezerwować miejsca, w których będziesz mieć nieco prywatności i dobre oświetlenie.

Najważniejsze zasady spotkania biznesowego

Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie biznesowe ma ogromne znaczenie, ale równie ważne jest dobre przygotowanie merytoryczne. Kiedy Twoi goście się pojawią, powinieneś przywitać ich i poświęcić nieco czasu na krótką, nieformalną rozmowę (np. o pogodzie, o tym, czy bez problemu  dotarli na miejsce itp.). Potem kiedy już przyjdzie czas na rozmowę biznesową, przedstaw ofertę w konkretny sposób, podkreślając korzyści.