Jak długo notariusz przechowuje akty notarialne?

Akty notarialne to dokumenty sporządzane przez notariuszy, które są przechowywane w kancelariach notarialnych jedynie przez jakiś czas. Szczegóły z tym związane zostały zawarte w ustawie Prawo o notariacie. Czym dokładnie jest akt notarialny i jak długo jest przechowywany przez notariusza? Odpowiedzi na te i na wiele innych pytań znajdują się w dalszej części tego artykułu.

Czym jest akt notarialny?

Akty notarialne to dokumenty urzędowe sporządzane przez notariuszy w celu potwierdzenia dokonania określonej czynności prawnej. Jednocześnie ich sporządzanie stanowi szczególną formę wspomnianej czynności. Przygotowywane są wtedy, kiedy wymaga tego prawo lub wtedy, kiedy wynika to z woli stron. Po sporządzeniu aktu oryginał pozostaje w kancelarii notarialnej, która go przygotowała, czyli na przykład w wybranej kancelarii notarialnej w Szczecinie, natomiast klientowi wydawany jest wypis.

W ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie rozpisana została wymagana struktura aktu notarialnego. Taki dokument powinien zawierać między innymi dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu, a także miejsce sporządzenia aktu. Niezbędne jest też uwzględnienie w akcie notarialnym danych i podpisów biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu, podpis i dane notariusza czy oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty.

Przez jaki okres akty notarialne są przechowywane w kancelarii notarialnej?

Okres, po którym akty notarialne przechowywane przez notariusza świadczącego usługi notarialne np. w Szczecinie są przekazywane do archiwum sądu, został określony w ustawie Prawo o notariacie. Zgodnie z art. 90. wyżej wymienionej ustawy akty notarialne przechowywane przez kancelarię notarialną są kierowane do archiwum sądu po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub wtedy, kiedy dana kancelaria przestanie funkcjonować. Szczegóły z tym związane znajdują się poniżej:

§ 1. Dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii.
§ 2. Minister Sprawiedliwości, w drodze rozporządzenia, określi warunki przekazywania na przechowanie dokumentów, o których mowa w § 1, oraz sposób prowadzenia ksiąg notarialnych, czynienia wzmianek o wydaniu wypisów, odpisów, wyciągów i innych dokumentów.