Jak działają elektroniczne systemy zarządzania danymi?

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to bardzo ważny element usprawniający działanie każdej firmy. Jest to rodzaj wewnętrznego systemu teleinformatycznego, który umożliwia sprawne zarządzanie danymi, dokumentowanie procedowania spraw firmowych i gromadzenie oraz tworzenie nowych dokumentów elektronicznych. System elektronicznego zarządzania danymi pozwala tworzyć wewnętrzne dokumenty w formie cyfrowej, rejestrować je, a następnie przetwarzać i przechowywać. Pełni więc on również funkcję elektronicznego archiwum.

Czym dokładnie jest elektroniczny system zarządzania danymi?

Elektroniczny system zarządzania danymi e-QSM to innowacyjne rozwiązanie organizujące wewnętrzne zarządzanie dokumentacją. Fundamentem tego systemu są międzynarodowe normy Systemów Zarządzania. Wspiera on wdrożenia, a także funkcjonowanie Systemów Zarządzania Jakością, Zarządzania Środowiskiem, Zarządzania Higieną i Bezpieczeństwem Żywności czy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. To nowoczesne narzędzie stworzone zostało po to, aby sprawnie zarządzać dokumentacją wewnętrzną (np.: regulaminami, procedurami czy instrukcjami). Za jego pośrednictwem można szybko i wygodnie udostępniać wzorce umów, szablony ofert i inne potrzebne w codziennej pracy dokumenty. 

Dzięki zastosowaniu zaawansowanych rozwiązań z zakresu szeroko pojętego IT, system zarządzania danymi wspiera efektywny przebieg procesów i pomaga wyeliminować błędy. Zastosowane w tym systemie rozwiązania są podstawą dla szeregu działań związanych z komunikacją wewnętrzną i gromadzeniem oraz udostępnianiem informacji w ramach wewnętrznej sieci informacyjnej, czyli Intranetu. Mogą być to informacje o charakterze statycznym i dynamicznym.

Jak działa elektroniczny system zarządzania danymi?

System zarządzania danymi e-QSM, oferowany przez e-QSM Consulting, umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją, a także wykonywanie wszelkich czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw i gromadzenie oraz tworzenie dokumentów elektronicznych w formie plików tekstowych bądź graficznych. Dzięki wdrożeniu tego systemu możliwe jest między innymi:

• prowadzenie rejestrów i ewidencji,

• udostępnianie dokumentów w ramach wewnętrznej sieci informatycznej,

• wykonywanie dekretacji

• udostępnianie innym pracownikom informacji statycznych w formie informacji lub wzorca dalszego postępowania,

• prowadzenie spraw w sposób elektroniczny,

• prowadzenie szczegółowego dziennika wszystkich poprawek, podpisów i aktualizacji,

• automatyczne powiadamianie o wszelkich zmianach w procedowanych i opublikowanych dokumentach,

• udostępnianie wzorców umów, szablonów ofert, instrukcji,

• dostęp i szybkie identyfikowanie dokumentów dotyczących zarządzania ryzykiem,

• integracja z MS Office, dzięki czemu możliwe jest bezpośrednie umieszczanie dokumentów Worda i Excela w systemie.

Elektroniczny system zarządzania danymi daje również możliwość dostępu do wszystkich zgromadzonych w nim dokumentów z dowolnego miejsca, gdyż jest dostępny online, w dowolnej przeglądarce internetowej.