Jak należy protokołować obrady?

Obowiązek dokumentowania posiedzeń i obrad, m.in. dla potrzeb postępowań sądowych lub administracyjnych, nakładają na instytucje, organizacje, stowarzyszenia i firmy, przepisy prawa. Jednym z najważniejszych dokumentów w tym zakresie jest protokół. Jest on też przydatny dla zamawiającego, ponieważ zawiera informacje istotne dla danego podmiotu. Protokół musi spełniać ustalone normy. Jego forma i układ są podporządkowane kilku zasadom, bez względu na to, jakiego posiedzenia czy obrad ten dokument dotyczy. Przedstawiamy elementy, które powinien zawierać każdy protokół.

Czym jest i w jakim celu sporządza się protokół obrad?

Protokół obrad jest oficjalnym dokumentem, który w określonej formie relacjonuje przebieg posiedzenia. Powinien być napisany urzędowym, formalnym językiem. Ponieważ informuje o działalności lub o decyzjach danego podmiotu, a jego treść może rodzić skutki prawne, musi być rzetelny i zgodny z faktami. Niezależnie od oficjalnej formy i treści, powinien być zrozumiały dla wszystkich, również dla osób nieuczestniczących w protokołowanym spotkaniu.

Najważniejsze zasady dotyczące protokołowania obrad

Prawidłowe protokołowanie obrad opiera się na kilku kluczowych zasadach. Przede wszystkim protokół powinien mieć nazwę. Następnie należy pamiętać o dokładnym zapisaniu miejsca, daty i godziny rozpoczęcia obrad. Te dane są niezbędne do właściwej identyfikacji spotkania, pozwalają bowiem uniknąć ewentualnych nieporozumień. Trzeba też podać nazwisko przewodniczącego obrad, sporządzić imienną listę obecności uczestników, nazwy zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji. W trakcie obrad należy prowadzić chronologiczny zapis przebiegu dyskusji oraz podejmowanych decyzji. Zapis wystąpień rozmówców może być skrócony - pod warunkiem zachowania sensu wypowiedzi. Nie wolno skracać treści uchwał lub wniosków przyjętych podczas protokołowanych obrad. W przypadku głosowań  trzeba odnotować wyniki oraz liczbę głosów oddanych za, przeciw oraz podać, ile osób wstrzymało się od głosu. 

Protokół powinien być podpisany przez przewodniczącego obrad oraz przez protokolanta, co jest formalnym potwierdzeniem prawidłowości sporządzonego dokumentu. Na końcu protokołu powinien być umieszczony wykaz załączników: lista obecności i omawiane lub przyjęte dokumenty. Jeśli do protokołu wniesiono zastrzeżenia lub poprawki, należy je w nim umieścić.

Sformalizowany jest też język protokołu. Słownictwo musi być urzędowe, zgodne z normą językową. Nie wolno stosować wtrąceń, kolokwializmów, skrótów myślowych. Sfomułowania muszą być rzeczowe, konkretne i nienacechowane emocjonalnie.

Sporządzenie protokołu wydaje się być prostą czynnością. Okazuje się jednak, że wymaga pewnych umiejętności: syntetycznego, ale rzetelnego opisywania przebiegu posiedzenia i wystąpień oraz znajomości oficjalnego, urzędowego słownictwa. Dlatego sporządzenie protokołu warto zlecić protokolantom z firmy StenoTech oferującej usługi stenograficzne. Od ponad 10 lat świadczymy usługi w zakresie protokołowania dla różnych podmiotów.