Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wiąże się z reguły z koniecznością gromadzenia wielu informacji o osobach, którym świadczy się usługi lub oferuje wytwarzane bądź sprzedawane produkty. Obowiązujące przepisy nakładają na firmy obowiązek szczególnego dbania o wszelkiego rodzaju zbierane i przechowywane dane. Odpowiednie regulacje obejmują też zasady niszczenia dokumentacji – zarówno tej papierowej, jak i elektronicznej.

Jakie są zasady utylizacji dokumentów?

Przepisy związane ze sposobami postępowania z danymi osobowymi powstały na bazie dyrektywy o RODO. Aktem prawnym wprowadzającym poszczególne regulacje jest Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Spowodowała ona umieszczenie wielu procedur związanych z ochroną informacji z zakresu RODO w wielu ustawach i rozporządzeniach, a wśród podstawowych postanowień znalazły się również wskazania co do konieczności i sposobu niszczenia dokumentów. W Goleniowie usługi związane z utylizacją dokumentacji świadczy firma Eko-Mar. Podstawową zasadą jest korzystanie z takich metod, które uniemożliwią odtworzenie albo odczytanie zapisanych informacji. Wiele dodatkowych wymogów znajduje się też w Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, a także Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Technologie niszczenia dokumentów zgodnie z RODO

Najczęstszą praktyką jest korzystanie ze sprzętu do niszczenia informacji utrwalonej na papierze i nośników elektronicznych zgodnego z zapisami normy DIN 66399. Opisuje ona klasy ochrony dokumentacji, a zarazem sposoby jej utylizacji wg poziomu bezpieczeństwa, do którego została ona zaliczona. Dla dokumentów papierowych będzie to poziom od P-1 do P-7, różniące się wymiarami powstających ścinków i wielkością ich powierzchni. Firma handlowo-usługowa Eko-Mar z Goleniowa zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów i nośników elektronicznych.