Jak prawidłowo prowadzić KPiR?

Prowadzenie własnej firmy to nie lada wyzwanie. Oprócz dbania o rozwój i zarządzanie zespołem, przedsiębiorcy muszą także odpowiedzialnie zarządzać finansami swojej działalności. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR). Poniższy artykuł zawiera praktyczne wskazówki dotyczące prawidłowego prowadzenia KPiR, które pozwolą Ci uniknąć pomyłek i nieprzyjemnych konsekwencji w przypadku kontroli podatkowej.

Podstawowe zasady prowadzenia KPiR

Książka Przychodów i Rozchodów to obowiązkowy dokument dla wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie tak zwanej uproszczonej księgowości. Celem książki KPiR jest szczegółowe udokumentowanie wpływających i wypływających środków związanych z działalnością gospodarczą. Najważniejsze zasady związane z jej prowadzeniem to natomiast:

• rejestracja wszystkich operacji gospodarczych

• systematyczność i terminowość.

Struktura i zawartość KPiR

Książka Przychodów i Rozchodów, której prowadzeniem dla przedsiębiorców z Wrocławia zająć się może biuro rachunkowe KONTADOR, składa się z następujących części:

• nagłówek - Zawiera informacje identyfikacyjne przedsiębiorcy, takie jak imię, nazwisko, adres, numer NIP oraz identyfikator podatkowy, 

• tabela przychodów - Tutaj wpisywane są wszystkie przychody uzyskane przez firmę w danym miesiącu. Powinna zawierać informacje o dacie, kontrahencie, numerze faktury, wartości sprzedaży netto, 

• tabela rozchodów - W tej części rejestruje się wszystkie koszty poniesione przez firmę. Wymagane informacje to data, kontrahent, numer faktury, rodzaj kosztu, wartość netto, 

• podsumowanie: Na koniec każdego miesiąca należy sporządzić podsumowanie, które obejmuje sumę przychodów, sumę kosztów, różnicę (dochód lub stratę) oraz należny podatek dochodowy. 

Prawidłowe przechowywanie KPiR

Dokumenty związane z prowadzeniem KPiR powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Zaleca się także sporządzanie kopii zapasowych dokumentów (np. w formie elektronicznej) oraz przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu.

Podsumowując, prowadzenie KPiR to istotny element zarządzania finansami firmy. Stosując się do powyższych wskazówek, unikniesz błędów i sprawnie rozliczysz swoją działalność.