Jak prawidłowo sporządzać listę płac?

Lista płac jest dokumentem, który uwzględnia informacje o wynagrodzeniu dla pracowników. Dotyczy to osób wykonujących swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę. Dokument ten jest bardzo ważny dla każdej firmy – niezależnie od branży, w której ona działa. Należy przygotować go w taki sposób, aby spełniał wszystkie niezbędne wymagania. Jak to zrobić? Sprawdź najważniejsze informacje na ten temat.

Czy sporządzanie listy płac jest obowiązkowe?

Każda firma, która jest pracodawcą, ma obowiązek wypłacania zatrudnionym osobom wynagrodzenia. Wynika to z przepisów prawa pracy. Jak podkreślają specjaliści z takich firm, jak GLOBAL Accounting, lista płac jest najczęściej wykorzystywanym dokumentem, który służy do naliczana tak zwanych wypłat. Nie ma jednak konieczności jej sporządzania. Kwestii tej nie regulują żadne przepisy. Praktyczna strona biznesu pokazuje natomiast, że zazwyczaj dokument ten pojawia się w ewidencji firmy.

Lista płac – jak powinien wyglądać taki dokument?

Lista płac jest dokumentem, który dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że w zestawieniu nie uwzględnia się osób zatrudnianych na umowie cywilnoprawnej. Zleceniobiorcom i wykonawcom w przypadku umowy o dzieło wystawia się rachunki. Na ich podstawie dokonuje się wypłaty ustalonego wynagrodzenia i ewentualnych dodatkowych premii.

Odpowiedni dział w firmie w celu naliczenia wynagrodzenia musi dysponować konkretnymi danymi. Jest to między innymi informacja o przepracowanym czasie w danym miesiącu. Niezbędna jest także znajomość wysokości pensji pracowników oraz dodatków. Lista plac sporządzana jest więc w oparciu o:

• czas pracy – głównie listę obecności,
• umowę o pracę informującą o okresie zatrudnienia oraz przewidzianych stawkach,
• informacje dotyczące przyznania dodatkowych środków pracownikowi.

Jakie informacje znajdują się na liście płac?

Nie ma jednego wzoru, który informowałby o tym, co dokładnie powinna zawierać lista. Jednak zazwyczaj są to podobne dane. Wśród nich wymienia się:

• nazwę pracodawcy i dane pracownika,
• okres, za który wystawiana jest lista,
• datę sporządzenia dokumentu,
• datę wypłaty wynagrodzeń,
• składniki wliczane do wynagrodzenia (nadgodziny, premie i bonusy),
• podpis osoby sporządzającej listę,
• podpis pracownika, jeżeli wynagrodzenie jest odbierane osobiście.

Sporządzenie listy płac jest znacznym ułatwieniem głównie dla pracodawcy. Jednak dzięki dokumentowi także pracownik dokładnie wie, co składa się na wynagrodzenie.