Jakie elementy powinny zawierać księgi rachunkowe?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to obowiązek firm i organizacji wymienionych w ustawie o rachunkowości art. 2 ust. 1. Jednak nawet firmy, które nie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, mogą się na nią zdecydować. Choć wymaga to wiedzy i czasu, przynosi pewne korzyści. Jakie elementy powinny zawierać księgi rachunkowe i dlaczego warto je prowadzić?

Co powinny zawierać księgi rachunkowe?

Na księgi rachunkowe składa się pięć elementów:

• dziennik – prowadzi się w nim chronologiczne zapisy o dokonywanych operacjach gospodarczych. Każdy zapis otrzymuje swój numer i musi być potwierdzony dowodami księgowym;
• księgi główne – powinny zawierać informacje o dokonywanych operacjach gospodarczych (tak jak dziennik), zapisywane w porządku systematycznym;
• księgi pomocnicze – prowadzi się je w celu rejestracji środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, rejestracji sprzedaży i zakupów, operacji gotówkowych (kiedy prowadzona jest kasa) oraz ważnych aktywów i kosztów;
• bilans próbny – sporządza się go pod koniec miesiąca. Jest to zestawienie sald i obrotów, mające na celu sprawdzenie zgodności zapisów księgi głównej z zapisami z dziennika;
• inwentarz – jest to wykaz aktywów i pasywów sporządzony na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji. Sporządzają go firmy, które dopiero przechodzą na prowadzenie pełnej księgowości.

Wszystkie księgi rachunkowe muszą być prowadzone w sposób systematyczny, uporządkowany i rzetelny.

Korzyści z prowadzenia pełnej księgowości

Prowadzenie pełnej księgowości jest korzystne, ponieważ umożliwia stałe monitorowanie i kontrolę finansów firmy. Umożliwia dokonywanie szczegółowych analiz finansowych, które mogą być wykorzystywane do podejmowania strategicznych decyzji. Dzięki nim łatwiej też łatwiej zdobywać inwestorów i kontrahentów. 

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się jednak z dużą odpowiedzialnością. Aby podołać temu zadaniu, potrzebna jest dokładna znajomość przepisów i czas. Z tego względu większość firm decyduje się zatrudnić własnego księgowego albo skorzystać z pomocy biura rachunkowego. W Krakowie tego rodzaju usługi świadczy między innymi Biuro Rachunkowe Jolanta Krzyształowska. Obsługuje zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa i zapewnia fachowe doradztwo.

Współpraca z dobrym biurem rachunkowym ułatwia właścicielom firmy zajęcie się prowadzeniem biznesu. Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych ciąży wówczas na pracownikach takiego biura i to oni pilnują, żeby wszystko odbywało się zgodnie z przepisami, a w razie potrzeby doradzają.