Kiedy warto zdecydować się na abonament związany z niszczeniem dokumentów?

Z usługi niszczenia poufnych dokumentów korzysta współcześnie liczna grupa przedsiębiorstw. Ze względu na prawo wiele podmiotów jest zobowiązana do likwidacji pism, na których znajdują się dane osobowe, przy czym wybrane z nich korzystają z jednorazowego niszczenia dokumentów, inne z kolei wybierają abonament. Sprawdź, kiedy warto postawić na tę drugą opcję. Dla kogo dokładnie jest przeznaczona taka usługa i na czym ona polega?

Na czym polega usługa jednorazowego niszczenia dokumentów, a na czym usługa abonamentowa?

Niszczenie dokumentów poufnych zawsze powinno być przeprowadzane zgodnie z wytycznymi wprowadzonymi przez RODO 2018, które wskazują między innymi na konieczność likwidacji takich pism przy użyciu urządzeń klasy P-3 tajności wg normy DIN 66399. Dzięki temu niemożliwe jest odtworzenie zniszczonych materiałów.

Klienci firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów takich jak Strefa Surowców Wtórnych mają możliwość skorzystania z tej usługi w jednej z dwóch form: jednorazowo lub wykupując specjalny abonament. Pierwsza z dostępnych opcji polega na:

• zamówieniu usługi przez klienta,

• dostarczeniu mu pojemników lub odbiorze przygotowanych dokumentów,

• zaplombowaniu pojemnika z dokumentami jednorazową plombą,

• podpisaniu protokołu odbiory,

• bezpiecznym transporcie dokumentów do siedziby firmy z system GPS,

• przechowywaniu i zniszczeniu dokumentów w pomieszczeniu z ograniczonym dostępem,

• wystawieniu protokołu i certyfikatu zniszczenia.

Etapy współpracy w ramach wykupionego przez klienta abonamentu związanego z niszczeniem dokumentów tylko nieznacznie różnią się od kroków podejmowanych przy realizacji jednorazowej usługi. W obu przypadkach następuje w pełni bezpieczne niszczenie dokumentów, natomiast dzięki abonamentowi klient korzysta z cyklicznej wymiany pojemników, uprzednio wypełnionych przez niego dokumentami do zniszczenia.

Kto korzysta z usługi niszczenia dokumentów w formie abonamentu?

Do niszczenia i utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe są zobowiązane różnego rodzaju podmioty publiczne, między innymi szkoły, urzędy i szpitale. Przepisy z tym związane dotyczą także prywatnych przedsiębiorstw, które przetwarzają dane osobowe. Usługa abonamentowa jest przeznaczona dla tych podmiotów, które ze względu na specyfikę swojego funkcjonowania regularnie niszczą dokumenty. Czy wiesz o tym, że niszczarki powinny znajdować się w pomieszczeniu o ograniczonym dostępnie, a obsługujący je personel musi być odpowiednio wyszkolony w korzystaniu z nich?