Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych?

Czy zastanawiałeś się kiedykolwiek, kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych i jakie są zasady tego procesu? Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, księgowym czy menedżerem, istotne jest, aby zrozumieć tę kwestię i być w stanie odpowiednio ją zrealizować. Poniższy artykuł przedstawia zagadnienia dotyczące ewidencji środków trwałych i podaje konkretne informacje na temat obowiązków z tym związanych.

Czym jest ewidencja środków trwałych i kto ją musi prowadzić?

Ewidencja środków trwałych stanowi istotny element księgowości oraz zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa. Zgodnie z przepisami prawa, każdy podmiot gospodarczy wykonujący działalność w Polsce, niezależnie od formy prawnej oraz wielkości, jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji. To oznacza, że obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych dotyczy zarówno osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wspólników spółek cywilnych czy zarządów spółek kapitałowych.

Czym są środki trwałe?

Środki trwałe to elementy majątku przedsiębiorstwa, które służą długotrwałemu wykorzystaniu w procesie działalności gospodarczej. W myśl ustawy o rachunkowości, środkami trwałymi są m.in. nieruchomości, maszyny, urządzenia, samochody czy prawa autorskie. Aby uznać dany element za środek trwały, musi spełniać następujące kryteria: na dzień przyjęcia do ewidencji mieć wartość początkową co najmniej równą 3 500 zł netto, a także przewidywany okres używania dłuższy niż rok.

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

W celu prawidłowego prowadzenia ewidencji środków trwałych, przedsiębiorca musi w pierwszej kolejności dokonać inwentaryzacji swojego majątku oraz przypisać do każdego środka trwałego odpowiedni numer ewidencyjny. Następnie należy sporządzić wykaz wszystkich posiadanych środków trwałych, uwzględniając ich wartość początkową, wartość po zaktualizowaniu oraz odpisy amortyzacyjne. W zadaniu tym wyręczyć go mogą specjalistyczne firmy, takie jak Inwentaryzacje PRO.  Ewidencja środków trwałych powinna być również na bieżąco aktualizowana - zgodnie z przepisami, przedsiębiorca jest zobowiązany do wprowadzenia zmian wynikających m.in. ze sprzedaży, likwidacji czy przekształceń środków trwałych. Dodatkowo ewidencja ta musi uwzględniać wszelkie zmiany w wartości tych środków, np. spowodowane remontami, modernizacjami czy wartością rezydualną.