O czym nie zapomnieć organizując konferencję?

Zapewne zdajesz sobie sprawę, że konferencje są doskonałą okazją, aby spotkać osoby z branży i zdobyć nowe kontakty, które mogą być przydatne w przyszłości. Niemniej, organizacja takiego wydarzenia jest pracochłonna, wymaga konkretnie zaplanowanych działań. Czy wiesz, jak zorganizować konferencję, aby zadbać o gości i uniknąć chaosu? Kiedy zacząć planowanie? O czym nie zapomnieć podczas organizacji eventu? Sprawdź!

Szczegółowy plan działania podstawą sukcesu

Zaleca się, aby zacząć planowanie nawet rok przed planowanym wydarzeniem, rezerwując  termin oraz miejsce spotkania, a także określając liczbę gości wraz z opisem grupy docelowej, pamiętając o jej oczekiwaniach. Ważne jest określenie ram czasowych planowanych wydarzeń, opracowując szczegółowy harmonogram konferencji, ustalając kwestie związane z usługami cateringowymi, ewentualnym zakwaterowaniem, transportem, wręczanymi upominkami i formami spędzania czasu wolnego wraz z atrakcjami.

Szczegółowy budżet warunkiem określenia planu wydarzeń

Częstym błędem przy organizacji konferencji jest brak określonego budżetu. Koniecznie należy przyjąć zapas środków finansowych. Dzięki temu można rozdysponować środki bez obawy o ewentualne podwyżki cen. Koszty można obniżyć za pomocą znalezienia sponsorów konferencji oraz obiektu, który w cenie najmu lokalu posiada szereg udogodnień. Godnym uwagi miejscem zdecydowanie jest Restauracja Lew w Żarach.

Należy pamiętać o określeniu środków na promocję eventu. Dobrym rozwiązaniem jest reklama w social mediach, gdzie można śledzić bieżące informacje o wydarzeniu, co ułatwia kontakt na linii organizator-gość. Z kolei tradycyjne media z pewnością będą przydatne do stworzenia reportażu.

Troska o komfort i wygodę zaproszonych gości

Zaleca się, aby minimum cztery miesiące przed terminem zaprosić gości i zapoznać ich z planem konferencji i jej tematyką. Idealne miejsce na konferencję jest dobrze skomunikowane. Goście bez problemu powinni dotrzeć dogodnym dla siebie środkiem lokomocji. Warto zadbać o bliskość przystanków komunikacji publicznej, lotniska oraz obszernego parkingu.

Goście docenią miejsca klimatyzowane, dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, dobrze oświetlone i nagłośnione, co powoduje konieczność weryfikacji stanu technicznego sprzętu będącego na wyposażeniu lokalu. Warto pamiętać także o szatni i możliwości swobodnego przemieszczania się po obiekcie, np. z dostępem do ogrodu.

Organizując konferencję, nie należy zapomnieć o szczegółowym planowaniu i organizacji, aczkolwiek priorytetem zawsze powinien być komfort zaproszonych gości. To od ich dobrego samopoczucia zależy atmosfera i przebieg wydarzenia.