Segregatory jako podstawowe elementy wyposażenia biura

Trudno wyobrazić sobie biuro bez segregatorów. Szczególnie jeśli każdego dnia powstają nowe dokumenty, które muszą być trzymane niekiedy przez kilka następnych lat. Ich odpowiednie uporządkowanie pozwala na łatwe znalezienie potrzebnych papierów, np. podczas kontroli, co byłoby niemożliwe w przypadku innego ich przechowywania. Dlatego nic dziwnego, że segregatory są podstawowym elementem wyposażenia każdego biura.

Jaki segregator wybrać do biura?

Sposób działania segregatorów nie zmienił się od czasu ich wynalezienia pod koniec XIX wieku. Z pewnością dlatego, że jest to rozwiązanie na tyle funkcjonalne, że nie potrzebuje żadnych ulepszeń. Zmieniły się jedynie materiały używane do ich produkcji: obecnie okładki segregatorów biurowych wykonuje się z papieru kartonowego powlekanego folią PP, dla zwiększonej twardości i trwałości, natomiast mechanizm wewnętrzny ze stali nierdzewnej.

Segregatory różnią się przede wszystkim wielkością. Te w rozmiarze A4 pomieszczą najbardziej popularny rozmiar papieru wykorzystywany do drukowania faktur, umów i innych dokumentów biurowych. Ważnym parametrem jest również szerokość grzbietu – im większa, tym grubszy segregator, a więc pomieści więcej dokumentów. Podczas wyboru dobrze jest również zwrócić uwagę na liczbę tzw. ringów, czyli pierścieni, które przytrzymują koszulki z dokumentami. 4 ringi sprawią, że dokumenty będą lepiej się trzymać na swoim miejscu, nawet w sytuacji postawienia segregatora pionowo. Dwa będą ułatwiały wkładanie dokumentów, dlatego lepiej sprawdzą się przy częstym użytkowaniu.

Organizacja dokumentacji w segregatorach

Segregację dokumentów w segregatorach ułatwiają nie tylko różne wielkości, ale także odmienne kolory okładek. Dzięki temu dokumenty można sortować po rodzaju: np. faktury do segregatorów niebieskich, natomiast dokumenty osobowe do zielonych. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, gdzie znajdują się papiery dotyczące określonej sprawy. Drugim ułatwieniem są oczywiście etykiety, które znajdują się na grzbiecie każdego segregatora dostępnego w ofercie hurtowni artykułów biurowych Jamal-Pol na Śląsku. Ponieważ etykieta jest wymienna, przy zmianie dokumentów wewnątrz, z łatwością można ją zamienić na inną.

Organizację ułatwiają również koszulki, dzięki którym dokumentów nie trzeba dziurkować, a także przekładki oraz skoroszyty z zawieszkami, które można wpiąć do segregatora podobnie jak koszulki. Segregatory oraz dodatkowe wkłady znacznie ułatwiają archiwizację dokumentów – dlatego nie powinno ich zabraknąć w żadnym biurze!