Jakie koszty niesie ze sobą samodzielne prowadzenie procesów rekrutacyjnych?

Proces rekrutacji nowych pracowników jest często czasochłonny, a przy tym kosztowny. W dobie rynku pracownika i rosnących problemów ze znalezieniem wykwalifikowanych specjalistów z  wielu branż nakłady finansowe na rekrutację niestety szybko rosną, co przedsiębiorstwa muszą brać pod uwagę. Jak oszacować koszty związane z procesem zatrudniania i co zrobić, by je obniżyć? Sprawdźmy.

Co składa się na ostateczny koszt rekrutacji? 

Rekrutacja to złożony proces, który – gdy jest prowadzony samodzielnie – wymaga zaangażowania co najmniej kilku osób w firmie, zajmując im sporo czasu. To jednak niejedyny czynnik wpływający na wydatki. Koszty w procesie rekrutacji generują przede wszystkim:

• czas pracowników – nie tylko rekrutera, ale także osób decyzyjnych, odpowiedzialnych za employer branding i tworzenie ogłoszeń (np. grafików), a także bezpośrednich przełożonych i współpracowników zajmujących się wdrożeniem nowego pracownika;
• promocja rekrutacji – publikacja ogłoszeń, działania w social mediach i na portalach typu LinkedIn, stworzenie i prowadzenie strony internetowej na potrzeby rekrutacji, kampanie reklamowe itp.;
• narzędzia rekrutacyjne – oprogramowanie do rekrutacji zdalnej, śledzenia aplikacji czy przetwarzania danych kandydatów.

Ponadto niektóre firmy decydują się na wprowadzenie systemu poleceń i gratyfikacji dla pracowników, którzy zarekomendują kandydatów, albo na rekrutację wewnętrzną – te koszty również trzeba wziąć pod uwagę.

By obliczyć realny koszt rekrutacji jednego pracownika (cost per hire), należy wykonać proste działanie matematyczne: zsumować wszystkie koszty poniesione z tytułu rekrutacji, a następnie podzielić je przez liczbę faktycznie zatrudnionych w jej wyniku osób. Wynika z tego, że rekrutacja masowa będzie znacznie tańsza niż znalezienie i zatrudnienie jednej osoby, zwłaszcza jeśli trzeba zatrudnić specjalistę wysokiej klasy o unikalnych na rynku kompetencjach – wyjaśnia ekspert z renomowanej agencji rekrutacyjnej Verita HR w Warszawie.

Jak obniżyć wydatki firmy na procesy rekrutacyjne? 

Jak widać, na wydatki związane z rekrutacją wpływ ma wiele czynników. Wśród nich warto podkreślić także czas – im dłużej trwa poszukiwanie kandydata, tym bardziej rosną koszty całego procesu. Ich poziom znacznie podnoszą rekrutacje nieudane, czyli takie, które zakończyły się rezygnacją kandydata np. po okresie próbnym lub wkrótce po zatrudnieniu. By zatem obniżyć koszty rekrutacji, należy podnieść jej skuteczność i – co się z tym wiąże – ograniczyć czas jej trwania.

Żeby rekrutacja była efektywna, musi być skierowana do właściwej grupy odbiorców, czyli kandydatów faktycznie zainteresowanych podjęciem pracy na konkretnym stanowisku w danej firmie. By oszczędzić obu stronom zmarnowanego czasu i wysiłku, należy stworzyć profil idealnego kandydata, a następnie precyzyjnie i wyczerpująco skonstruować ogłoszenie. Dobrze umieścić w nim np. widełki płacowe, szczegółowy opis zadań i najważniejsze wartości przedsiębiorstwa. 

Duże koszty generuje zwykle rekrutacja specjalistów i przedstawicieli zawodów deficytowych, która często się przeciąga. Korzystnym rozwiązaniem może być zlecenie jej profesjonalnej agencji headhunterskiej, zwłaszcza jeśli firma nie ma działu HR. Dobry „łowca głów” znajdzie osobę idealnie wpisującą się w wymagania pracodawcy, która będzie mogła wykonywać obowiązki od zaraz (bez konieczności szkolenia), a koszt jej zatrudnienia będzie wartościową inwestycją w rozwój przedsiębiorstwa.

Wydatki na rekrutację można też wyraźnie ograniczyć, tworząc przemyślany i długoterminowy plan i harmonogram zatrudniania. Dobrą opcją w dużych firmach jest też rekrutacja wewnętrzna – często przeszkolenie obecnych pracowników i umożliwienie im awansu lub zmiany stanowiska jest bardziej opłacalne niż poszukiwanie zupełnie nowych osób. Najważniejsze jest jednak dbanie o już zatrudnionych – mała rotacja równa się mniejszej liczbie procesów rekrutacji, co przecież najbardziej redukuje jej koszty.