Co jest potrzebne do digitalizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie?

We współczesnych, nowoczesnych firmach coraz częściej odchodzi się od papierowych dokumentów, na rzecz ich cyfrowej formy. Proces ten jest określany digitalizacją obiegu dokumentów i aby mógł być przeprowadzony poprawnie, a co za tym idzie, zapewnić założone efekty wymaga odpowiedniego przygotowania planu digitalizacji. Więcej na ten temat przeczytasz więc w naszym artykule.

Na czym polega digitalizacja obiegu dokumentów?

Digitalizacja dokumentów firmowych polega na zamienieniu każdej informacji zawartej na papierowym nośniku w elektroniczną formę, która następnie przechowywana jest repozytorium dokumentów w odpowiednich katalogach, do którego dostęp jest zapewniony z wykorzystaniem  odpowiedniego programu zapewniającego dostęp do zdigitalizowanych danych  dla pracowników w sposób zdalny. Proces ten odbywa się więc z zastosowaniem specjalistycznych skanerów i programów, kodów kreskowych oraz przetwarzania obrazu i odczytu danych z wykorzystaniem technologii OCR. Technologia OCR jest wykorzystywana do rozpoznawania typu dokumentu oraz jego kluczowych atrybutów, rzadziej do automatycznego odczytu treści dokumentu.

W jaki sposób wprowadzana jest digitalizacja dokumentów w firmach?

Wbrew pozorom przeprowadzenie procesu digitalizacji obiegu dokumentów w firmie nie należy do łatwych zadań. Dlatego też wiele przedsiębiorstw decydujących się na to rozwiązanie korzysta z pomocy specjalistów takich jak firma zajmująca się optymalizacją procesów biznesowych Nova Praxis. Sam przebieg digitalizacji składa się natomiast z 4 etapów. Wyróżnić wśród nich można więc:

• audyt funkcjonowania obiegu dokumentów w firmie, który pozwala określić sposób, w jaki przekazywane są informacje w organizacji i znaleźć obszary, które mogą zostać zautomatyzowane,

• zaprojektowanie przepływu zdigitalizowanych informacji, z uwzględnieniem wszystkich stanowisk w firmie, 

• dobieranie oprogramowania odpowiedzialnego za elektroniczny obieg dokumentów, 

• wdrożenie digitalizacji obiegu dokumentów w firmie poprzez skonfigurowanie urządzeń skanujących oraz szkolenia pracowników.

Jakie efekty zapewnia digitalizacja procesów w firmie?

Rosnąca popularność digitalizacji obiegu dokumentów w firmach wynika z korzyści, jakie zapewnia to rozwiązanie. Pozwala ono bowiem przede wszystkim uporządkować obieg wszelkich dokumentów firmowych, dzięki temu staje się on przejrzysty i czytelny dla wszystkich pracowników. Ponadto operowanie w organizacjach dokumentacją elektroniczną znacznie usprawnia pracę wszystkich jej działów, pozwalając tym samym zaoszczędzić czas, który dotychczas był przeznaczany na szukanie informacji w formie papierowej. Dokumenty w formie elektronicznej nie zajmują również fizycznie miejsca, uwalniają więc przestrzeń w firmie. Do listy korzyści digitalizacji obiegu dokumentów w firmach należy również zaliczyć to, że w wersji cyfrowej są one o wiele bezpieczniejsze. Nasze badania wskazują, że dobrze opisane dokumenty w procesie digitalizacji przyśpieszają dostęp do dokumentów archiwalnych nawet x 10. Wynika to faktu, że dokument w formie cyfrowej możemy mieć w kilka najdalej kilkanaście sekund, tymczasem dostęp do wersji papierowej należy liczyć w minutach lub godzinach.